Arbeitszeiterfassung in Österreich – AZG-Pflichten, BMD-Integration und die richtige Software für KMU

Was schreibt das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) vor?

Das Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet jeden Arbeitgeber in Österreich zur lückenlosen Aufzeichnung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie sämtliche Pausen. Diese Pflicht gilt unabhängig von Betriebsgröße oder Branche – ob Handwerksbetrieb, Gastronomie oder Dienstleistungsunternehmen.

Aufzeichnungen müssen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden und müssen bei einer Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat jederzeit vorgelegt werden können. Verstöße können mit empfindlichen Geldstrafen geahndet werden – pro Mitarbeiter und Verstoß.

Zusätzlich schreibt das AZG konkrete Grenzen vor: Die tägliche Arbeitszeit darf in der Regel 10 Stunden nicht überschreiten, die wöchentliche 50 Stunden. Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einzuhalten.

Warum Excel und Papier für AZG-konforme Zeiterfassung nicht ausreichen

Viele Kleinbetriebe führen ihre Arbeitszeitaufzeichnungen noch manuell – per Excel, handschriftlichen Listen oder einfachen Stundenzetteln. Das mag auf den ersten Blick praktisch wirken, birgt aber mehrere ernsthafte Probleme:

• Manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Übertragungsfehler, vergessene Einträge oder nachträgliche Korrekturen entstehen schnell.
• AZG-Regeln werden nicht automatisch geprüft. Ob Pausenpflichten eingehalten oder Ruhezeitenregeln verletzt wurden, muss manuell kontrolliert werden.
• Die Aufbereitung für die Lohnverrechnung kostet Zeit. Stunden aus Excel-Tabellen in das Format für den Steuerberater zu übertragen dauert – jeden Monat.
• Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit fehlen. Im Streitfall oder bei einer Kontrolle sind handschriftliche Aufzeichnungen schwer zu verteidigen.

Digitale Zeiterfassungssoftware löst diese Probleme strukturell – nicht durch mehr Aufwand, sondern durch Automatisierung.

BMD-Integration: Warum sie für österreichische KMU entscheidend ist

BMD ist die in Österreich am weitesten verbreitete Software für Steuerberatung und Lohnverrechnung. Die meisten österreichischen Steuerberater arbeiten mit BMD – das bedeutet: Wer seine Arbeitszeitdaten nicht im BMD-kompatiblen Format liefern kann, muss manuell konvertieren oder aufwändig abstimmen.

Eine direkte BMD-Integration in der Zeiterfassungssoftware eliminiert diesen Schritt vollständig. Statt Excel-Tabellen zu exportieren, zu bereinigen und per E-Mail zu versenden, wird am Monatsende eine fertige BMD-Datei mit einem Klick übergeben. Das spart im Schnitt mehrere Stunden pro Monat – und reduziert Fehler auf ein Minimum.

Für Betriebe, die ihre Lohnverrechnung über einen Steuerberater abwickeln, ist die BMD-Integration kein Nice-to-have, sondern ein zentrales Effizienzkriterium bei der Softwareauswahl.

Worauf KMU in Österreich bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware achten sollten

Nicht jede Zeiterfassungssoftware ist für den österreichischen Markt geeignet. Viele Lösungen sind auf deutsche oder internationale Rechtslage ausgerichtet und bilden österreichische AZG-Spezifika nicht korrekt ab. Bei der Auswahl sollten folgende Kriterien im Vordergrund stehen:

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung in Österreich

Sind alle Arbeitgeber in Österreich zur Zeiterfassung verpflichtet?

Ja. Das AZG gilt für alle Arbeitgeber in Österreich, unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Ausnahmen gelten nur für bestimmte leitende Angestellte, die ihre Arbeitszeit eigenständig einteilen können.

Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Mindestens 7 Jahre. Die Aufzeichnungen müssen bei Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat jederzeit vorgelegt werden können.

Was passiert bei Verstößen gegen die AZG-Aufzeichnungspflicht?

Verstöße können pro Mitarbeiter mit Geldstrafen geahndet werden. Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen sind die Strafen entsprechend höher.

Reicht eine Excel-Tabelle als Arbeitszeitnachweis?

Formal ja – sofern Beginn, Ende, Pausen und Gesamtdauer vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind. In der Praxis ist Excel jedoch fehleranfällig und bietet keine automatische Prüfung der AZG-Regeln.

Was kostet Zeiterfassungssoftware für KMU in Österreich?

Die meisten Lösungen werden als monatliches Abo pro Mitarbeiter abgerechnet, typischerweise zwischen 3 und 8 Euro pro Person. Timesparency befindet sich noch in der Entwicklung – ein erstes Gespräch ist kostenlos.